Bos Ampuh
Monitoring
Dalam rangka menjaga keamanan dan kelancaran proses pengiriman barang dengan sistem pembayaran Cash on Delivery (COD), maka perlu dilaksanakan pengawalan terhadap kiriman tersebut, terutama untuk wilayah rawan RTS.
Idetifikasi Kiriman COD
Langkah awal sebelum pengawalan dilakukan adalah mengidentifikasi kiriman COD yang perlu mendapatkan pendampingan khusus. Proses ini dilakukan oleh tim Customer Service.
Langkah Identifikasi
- Menentukan kiriman mana saja yang masuk dalam kategori berisiko dan membutuhkan pengawalan.
- Menyusun rencana untuk difolowup ke kantor tujuan.
- Memberikan informasi kepada seller.
- Memberikan informasi hasil akhir.
Penugasan Tim Monitoring COD
Setelah paket COD yang memerlukan pengawalan berhasil diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menugaskan Tim Monitoring yang bertanggung jawab terhadap keamanan dan kelancaran proses pengiriman tersebut.
Langkah Tim Penugasan
- Mengawasi jalannya pengiriman COD secara real-time.
- Memberikan dukungan cepat jika terjadi kendala atau risiko di lapangan.
- Menjadi penghubung antara kurir/pengawal di lapangan dan koordinator pusat.
- Mendampingi kurir secara langsung saat pengiriman ke lokasi penerima.
Komunikasi
Komunikasi yang efektif antara tim monitoring, kurir, dan pengawal lapangan sangat penting untuk memastikan pengiriman berjalan aman, cepat, dan terkendali. Keterlambatan informasi atau miskomunikasi bisa menimbulkan risiko terhadap barang, uang, maupun keselamatan personel.
Komikasi Efektif
- Menyampaikan update lokasi dan status pengiriman secara berkala.
- Memberikan respon cepat terhadap kendala dilapangan.
- Menjaga jalur koordinasi terhadap seller atau customerservise pealngan.
- Melapor jika terjadi penolakan, perubahan alamat, atau alamat tidak ditemukan.
Pelaporan dan Dokumentasi Kiriman COD
Setiap aktivitas pengawalan kiriman COD harus disertai dengan pelaporan dan dokumentasi yang akurat, lengkap, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Proses Pelaporan
- Menjamin transparansi transaksi.
- Menjadi bukti apabila terjadi kendala.
- Bahan Evaluasi final untuk para seller.
